BHP w biurze coworkingowym: Kto odpowiada za ergonomię i bezpieczeństwo – firma, pracownik czy właściciel przestrzeni?

Wzrost popularności elastycznych form pracy sprawił, że biura coworkingowe stały się kluczowym elementem ekosystemu biznesowego. Jednak ta elastyczność rodzi istotne pytania dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. W niniejszym artykule omówię złożoną kwestię podziału odpowiedzialności za BHP i ergonomię w przestrzeniach współdzielonych. W tym wpisie przybliżę, jakie obowiązki spoczywają na właścicielu obiektu, jakie na pracodawcy wysyłającym tam swój zespół, a jaka jest rola samego pracownika. Zrozumienie tego trójstronnego układu jest kluczowe dla zapewnienia zdrowego i produktywnego środowiska pracy dla wszystkich użytkowników

Obowiązki właściciela przestrzeni coworkingowej w zakresie BHP

Podstawowa odpowiedzialność za przygotowanie bezpiecznej i higienicznej przestrzeni pracy spoczywa na właścicielu biura coworkingowego. To on tworzy fizyczne ramy, w których funkcjonować będą pracownicy różnych firm. Jego rola polega na zapewnieniu infrastruktury zgodnej z ogólnymi przepisami budowlanymi i przeciwpożarowymi oraz dostarczeniu podstawowego wyposażenia, które nie stwarza zagrożenia dla użytkowników. Działania te stanowią fundament, na którym pracodawcy i pracownicy budują dalsze warstwy bezpieczeństwa.

• Zapewnienie bezpiecznej infrastruktury i instalacji
  Właściciel obiektu ma obowiązek zagwarantować, że budynek spełnia wszystkie normy bezpieczeństwa. Obejmuje to regularne przeglądy techniczne instalacji elektrycznych, wentylacyjnych i systemów przeciwpożarowych. Musi również zadbać o czytelne oznakowanie dróg ewakuacyjnych i zapewnić dostępność sprzętu gaśniczego, co jest kluczowe w sytuacji awaryjnej.
• Dostarczenie ergonomicznego wyposażenia podstawowego
  Do obowiązków właściciela należy wyposażenie przestrzeni w meble, które spełniają podstawowe standardy ergonomii. Oznacza to udostępnienie profesjonalnych, regulowanych krzeseł biurowych oraz biurek, które umożliwiają komfortową pracę. Choć indywidualne dopasowanie leży po stronie użytkownika, sprzęt bazowy musi dawać taką możliwość.
• Utrzymanie porządku i czystości
  Zgodnie z zasadami BHP, właściciel odpowiada za ogólny porządek i czystość w częściach wspólnych przestrzeni coworkingowej. Czyste i dobrze zorganizowane otoczenie nie tylko wpływa na komfort psychiczny, ale także minimalizuje ryzyko potknięć, upadków i innych wypadków.
• Stworzenie regulaminu użytkowania przestrzeni
  Kluczowym obowiązkiem jest opracowanie i egzekwowanie wewnętrznego regulaminu, który określa zasady bezpiecznego korzystania z biura. Regulamin ten powinien jasno definiować, co jest dozwolone, a co zabronione, oraz instruować użytkowników w zakresie prawidłowego korzystania z udostępnionego sprzętu i infrastruktury.

Odpowiedzialność pracodawcy za BHP w biurze coworkingowym: Co mówią przepisy?

Skierowanie pracownika do pracy w biurze coworkingowym nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za zapewnienie mu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, to pracodawca ponosi ostateczną odpowiedzialność za stan BHP w miejscu, gdzie jego pracownik wykonuje swoje obowiązki, niezależnie od formy prawnej tego miejsca. Traktowanie coworkingu jako sposobu na optymalizację kosztów bez uwzględnienia obowiązków prawnych jest poważnym błędem, który może prowadzić do dotkliwych konsekwencji finansowych i prawnych.

Pracodawca jest zobowiązany do aktywnej weryfikacji warunków panujących w wybranej przestrzeni coworkingowej przed skierowaniem tam pracownika. Nie może on polegać wyłącznie na zapewnieniach właściciela obiektu. Obowiązkiem pracodawcy jest upewnienie się, że stanowisko pracy, które będzie zajmował jego podwładny, spełnia wszystkie wymogi określone w przepisach, w tym te dotyczące ergonomii6. Ponadto, kluczowym i niezbywalnym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi ważnego szkolenia BHP, nawet jeśli praca odbywa się poza siedzibą firmy1. To pracodawca musi zadbać o to, by pracownik znał zasady bezpiecznej pracy i potrafił je stosować w praktyce. W przypadku wypadku przy pracy to na pracodawcy będą ciążyć obowiązki związane z postępowaniem powypadkowym, a zaniedbania w sferze BHP mogą skutkować karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, a w skrajnych przypadkach nawet karą pozbawienia wolności do lat 3.

Rola pracownika w zapewnieniu bezpieczeństwa w coworkingu: Prawa i obowiązki

Bezpieczeństwo w miejscu pracy jest wynikiem wspólnego wysiłku, a pracownik jest jego aktywnym uczestnikiem, a nie tylko biernym odbiorcą. Jego świadome i odpowiedzialne zachowanie ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo własne oraz innych osób przebywających w przestrzeni coworkingowej. Prawidłowe wypełnianie swoich obowiązków jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także przejawem profesjonalizmu i dbałości o kulturę pracy.

• Przestrzeganie regulaminu i zasad BHP
  Podstawowym obowiązkiem każdego użytkownika biura coworkingowego jest zapoznanie się z wewnętrznym regulaminem obiektu i jego ścisłe przestrzeganie. Dotyczy to zarówno ogólnych zasad porządkowych, jak i specyficznych instrukcji dotyczących obsługi urządzeń biurowych czy zachowania w strefach wspólnych. Pracownik musi także stosować w praktyce wiedzę zdobytą na szkoleniach BHP.
• Prawidłowe użytkowanie stanowiska pracy
  Pracownik jest zobowiązany do odpowiedniego użytkowania powierzonego mu sprzętu. Obejmuje to aktywne dostosowanie elementów stanowiska do własnych potrzeb – regulację wysokości krzesła, ustawienie oparcia, kąta nachylenia monitora czy organizację przestrzeni na biurku. Ignorowanie możliwości regulacji jest zaniedbaniem ze strony pracownika.
• Dbałość o własną ergonomię i regularne przerwy
  Nawet najlepiej wyposażone stanowisko nie zwalnia z obowiązku dbania o własne zdrowie. Pracownik powinien świadomie robić regularne, krótkie przerwy od pracy przy komputerze, aby wstać, rozciągnąć się i zmienić pozycję. Takie działania minimalizują ryzyko schorzeń układu mięśniowo-szkieletowego i zmęczenia wzroku.
• Zgłaszanie nieprawidłowości i zagrożeń
  Pracownik ma obowiązek niezwłocznego informowania zarówno menedżera przestrzeni coworkingowej, jak i swojego bezpośredniego przełożonego o wszelkich zauważonych usterkach, uszkodzeniach sprzętu czy potencjalnych zagrożeniach. Szybka reakcja pozwala na eliminację niebezpieczeństwa, zanim dojdzie do wypadku.

Ergonomiczne stanowisko pracy w coworkingu a nowe przepisy BHP

Ergonomia przestała być postrzegana jako dodatkowy benefit, a stała się fundamentalnym elementem bezpieczeństwa i higieny pracy, co zostało potwierdzone przez nowe przepisy. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 roku wprowadziło istotne zmiany w zakresie organizacji stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, które mają bezpośrednie przełożenie na realia pracy w coworkingu. Pracodawcy muszą zapewnić zgodność z tymi regulacjami, niezależnie od lokalizacji pracownika.

Nowe przepisy precyzyjnie definiują, czym jest w pełni ergonomiczne stanowisko pracy. Zgodnie z nimi, jeśli pracownik korzysta z laptopa przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca musi zapewnić mu dodatkowy monitor stacjonarny lub podstawkę pod laptopa, która umożliwi ustawienie ekranu na wysokości oczu. Ponadto, obowiązkowe staje się wyposażenie stanowiska w oddzielną klawiaturę i mysz. Te wymogi mają na celu eliminację wymuszonej, szkodliwej pozycji ciała. Odpowiedzialność za dostarczenie tego sprzętu spoczywa na pracodawcy. Choć właściciel coworkingu dostarcza biurko i krzesło, to pracodawca musi dopilnować, by całe stanowisko – włącznie z akcesoriami peryferyjnymi – było zgodne z prawem i bezpieczne dla zdrowia pracownika.

Podział odpowiedzialności w praktyce: Kluczowe wnioski

Analiza przepisów i dobrych praktyk pokazuje, że odpowiedzialność za BHP jest rozłożona na trzy podmioty, tworząc system naczyń połączonych. Nie można wskazać jednego winnego w przypadku wystąpienia problemu, ponieważ obowiązki każdego z nich wzajemnie się uzupełniają. Kluczem do sukcesu jest świadomość własnej roli oraz proaktywna komunikacja między właścicielem przestrzeni, pracodawcą i pracownikiem.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik doznaje przewlekłego bólu pleców. Analiza odpowiedzialności przebiegałaby następująco: najpierw należy sprawdzić, czy właściciel coworkingu dostarczył certyfikowane, ergonomiczne krzesło z możliwością regulacji. Następnie, czy pracodawca zweryfikował te warunki i zapewnił pracownikowi szkolenie z zakresu ergonomii oraz czy poinformował go o możliwościach i konieczności regulacji sprzętu. Na końcu, czy sam pracownik świadomie korzystał z tych możliwości, dostosowując krzesło do swojej sylwetki i czy robił regularne przerwy w pracy. Zaniedbanie na którymkolwiek z tych poziomów przyczynia się do powstania problemu. Dlatego tak ważna jest współpraca i jasne zdefiniowanie oczekiwań w umowach między pracodawcą a operatorem coworkingu.

Podsumowanie

Podsumowując, odpowiedź na pytanie, kto odpowiada za BHP w wynajmowanym biurze coworkingowym, jest złożona i wskazuje na model odpowiedzialności solidarnej. Właściciel przestrzeni tworzy bezpieczne fundamenty, dostarczając odpowiednią infrastrukturę i sprzęt. Pracodawca ponosi prawną odpowiedzialność za swojego pracownika, co wiąże się z obowiązkiem weryfikacji warunków, zapewnienia szkoleń i ewentualnego doposażenia stanowiska pracy zgodnie z przepisami. Z kolei pracownik jest aktywnym strażnikiem własnego bezpieczeństwa, zobowiązanym do przestrzegania zasad i prawidłowego korzystania z udostępnionych mu narzędzi. Tylko synergia działań tych trzech stron gwarantuje stworzenie w pełni bezpiecznego, zdrowego i produktywnego środowiska pracy w elastycznym modelu coworkingowym.

Najczęstsze pytania oraz odpowiedzi związane z BHP w coworkingu